Pas-de-Calais habitat

Pas-de-Calais habitat faisait face à un double enjeu : sécuriser les virements de ses locataires et alléger un processus de recouvrement devenu trop complexe. L’équipe a rapidement constaté que le lettrage manuel de chaque virement dans ULIS n'était pas optimisé. L’IBAN virtuel (vIBAN) s’est alors imposé comme une évidence : fiabiliser l’identification des paiements, réduire le risque de fraude et mettre fin à la diffusion de leur RIB.

Mais au-delà de la technologie, c’est l’approche Piloc qui a fait la différence : une intégration fluide dans l'ERP ULIS, une solution intuitive et rapide à prendre en main, des moyens de paiement modernes (QR code, lien de paiement, initiation de virement) et surtout un accompagnement adapté aux enjeux.

Résultat concrets : des flux bancaires automatisés et sécurisés, une trésorerie plus lisible et une équipe qui peut enfin se concentrer sur sa véritable mission : accompagner les locataires.

Dans cette optique d’innovation continue, le choix de Piloc s’est révélé évident pour proposer une offre de paiement toujours plus étoffée et simplifier ses processus internes.

Grâce à Piloc, Pas-de-Calais habitat a pu :

• Piloter ses flux automatiquement grâce à une intégration complète dans leur ERP ULIS de Sopra Steria
• Sécuriser ses comptes en attribuant un vIBAN unique à chaque locataire
• Diversifier ses solutions de paiement, notamment via l’initiation de virement
• Réduire drastiquement le temps consacré à la réconciliation grâce à la remontée automatisée des flux
• Anticiper plus efficacement les impayés et proposer des alternatives adaptées en cas de recouvrement

Avant Piloc, l’office devait gérer manuellement la réconciliation, faisait face à un risque d'usage frauduleux de son IBAN et subissait des délais de traitement qui limitaient sa réactivité.

Depuis l’adoption de Piloc, Pas-de-Calais habitat a considérablement optimisé le suivi de sa trésorerie, la fiabilité de son reporting et l’efficacité de ses processus internes. L’équipe peut désormais anticiper les situations plus critiques et se concentrer sur l’analyse stratégique, pour une gestion proactive et durable de ses finances.

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Pourquoi Piloc ?

Les équipes métiers avaient identifié la nécessité d’optimiser la chaîne de recouvrement bancaire, tout en renforçant la sécurité des paiements : réduire les risques de fraude et éviter la diffusion des coordonnées bancaires de l’organisation.

Pas-de-Calais habitat s’est naturellement tourné vers la technologie d’IBAN virtuel nominatif (vIBAN), permettant de faciliter le rapprochement entre les virements locataires et l’ERP de gestion ULIS.

La réconciliation manuelle des paiements, issue de sources multiples, n’était pas viable pour les équipes opérationnelles comme pour la gestion locative. L’office avait besoin d’une solution intégrée, capable d'automatiser l'identification et la réconciliation des paiements sur ULIS, diversifier les moyens de paiement proposés aux locataires et améliorer globalement l'efficacité de la chaîne de gestion. 

Après une évaluation approfondie, Piloc s’est distinguée grâce à :

• Une solution innovante : Piloc permet de proposer plusieurs moyens de paiement complémentaires : IBAN virtuel nominatif, QR code, lien de paiement… autant d’options modernes et sécurisées pour simplifier l’expérience des locataires
• Une intégration fluide : la technologie Piloc s’intègre naturellement dans tous les logiciels métiers. Dans le cas de Pas-de-Calais habitat, l’intégration avec l’ERP Ulis (Sopra Steria) s’est faite sans difficulté : complète, sécurisée et opérationnelle dès la mise en place
• Une simplicité d’utilisation : entièrement intégrée à Ulis, la solution offre une grande facilité d’accès aux équipes : envoi de liens de paiement en quelques clics, suivi des paiements en temps réel, consultation immédiate des informations essentielles
• Un accompagnement sur-mesure : Piloc met en place un accompagnement personnalisé, garantissant une mise en œuvre rapide, simple et adaptée aux besoins spécifiques de chaque client.

Avant la mise en place de la solution Piloc, Pas-de-Calais habitat faisait face à plusieurs difficultés :‍

• Une augmentation des virements locataires, de plus en plus complexes à gérer (référence non renseignée, homonyme, etc.)
• Des flux peu sécurisés, exposant l’organisation à des risques accrus
• Un manque de réactivité opérationnelle, pour prendre en charge les retards et les situations d’impayés
• Des tentatives de prélèvements frauduleux liées à la divulgation du RIB du compte principal.
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Quels étaient les modes de paiement proposés aux locataires ?

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Bien que le prélèvement demeure le mode de paiement prioritaire et que Pas-de-Calais Habitat souhaite le conserver comme tel, l’organisme cherchait à simplifier et moderniser ses autres solutions de paiement. Dans cette logique, le vIBAN a été identifié comme la solution la plus adaptée pour faciliter le rapprochement automatique entre les virements des locataires et leur logiciel de gestion ULIS.

La solution proposée par Piloc répond pleinement à ces attentes grâce à :

• son intégration automatisée dans l’ERP, qui fluidifie la gestion quotidienne ;
• son module de relance, permettant de déployer facilement des campagnes de communication ciblées et efficaces auprès des locataires (par SMS/ Mail) et de faciliter leur paiement en agence (via l'affichage d'un QR code)

Pour Pas-de-Calais habitat l’enjeu est triple :

• Automatiser et fiabiliser les flux : Assurer la remontée automatique des paiements dans le logiciel métier afin de gagner un temps considérable, garantir la sécurité des encaissements et disposer d’un suivi précis de la trésorerie
• Migrer progressivement les autres modes de paiement (hors prélèvement) sur la solution Piloc : pour réaliser un gain de temps et faire des économies. La collecte d’espèces et de chèques s’avère très compliquée, chère et crée une inertie dans l’information. La trésorerie se retrouve très vite impactée ainsi que le locataire en cas d’impayé. Ce qui amène une prise en charge et un accompagnement dans le recouvrement
• Offrir au locataire une solution moderne et accessible : Proposer un parcours simple, gratuit et directement intégré à l’extranet locataire, pour faciliter les paiements et améliorer l’expérience utilisateur.

L'impact de Piloc sur la gestion des encaissements locatifs de Pas-de-Calais habitat :

• Gains de productivité : Grâce à l’automatisation de l’identification et de l’imputation au bon compte locataire sur notre logiciel métier, sans intervention nécessaire de la trésorerie
• Économies : Piloc a permis de fiabiliser les traitements de nos virements tout en réalisant des économies par rapport aux autres moyens de règlement
• Fiabilité des données : L’identification et l’imputation sur le bon compte locataire se font désormais automatiquement et limitent les risques d’erreurs manuelles sur les transactions
• Accompagnement dédié : La mise en place de la solution a été facilitée par la disponibilité des équipes Piloc, qui ont apporté un soutien complet aussi bien sur les aspects techniques que sur la conduite du projet et la communication externe.

Le principal enjeu pour Pas-de-Calais habitat était de garantir l’interopérabilité avec leur système de gestion existant (Ulis), tout en assurant aux équipes internes comme aux locataires une expérience transparente et sécurisée. Pour répondre à cette exigence, Piloc a mis en place un onboarding sur mesure, permettant un déploiement rapide, fiable et parfaitement adapté aux besoins de l’organisation.

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Une intégration progressive et accompagnée
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Chez Pas-de-Calais habitat, l’intégration de la solution Piloc s’est déroulée en seulement quelques semaines, grâce à un accompagnement sur trois volets complémentaires :

• Équipe SI (informatique) : un soutien dédié pour assurer l’intégration fluide de Piloc dans l’ERP ULIS‍
• Équipe de gestion locative : un accompagnement pédagogique afin de bien comprendre les nouveaux processus et de mesurer les bénéfices du vIBAN‍
• Locataires : une communication claire, ciblée et adaptée, pour faciliter l’adoption et sécuriser l’usage de la solution.

Les prochains projets ?

Pas-de-Calais habitat souhaite poursuivre la promotion de la solution afin d’encourager l’ensemble des locataires à l’adopter et à simplifier leurs paiements.

Les axes de développement identifiés sont les suivants :

• Intégrer le paiement du dépôt de garantie et du premier loyer directement via Piloc‍
• Étudier l’ajout d’un QR code Piloc sur les avis d’échéance, pour faciliter encore davantage le règlement par les locataires
• ‍Proposer un lien de paiement sur l’extranet locataire, permettant un règlement simple et sécurisé par initiation de virement depuis l’application bancaire du locataire.