Pas-de-Calais habitat

Pas-de-Calais habitat devait répondre à un double enjeu : sécuriser ses virements locataires et simplifier un processus de recouvrement devenu trop lourd à gérer. L’équipe a vite compris que continuer à lettrer manuellement chaque virement sur ULIS n’était plus viable. Le vIBAN s’est imposé comme la solution naturelle pour fiabiliser l’identification des paiements, éviter les fraudes… et ne plus jamais diffuser leur RIB.

Mais au-delà de la technologie, c’est l’approche Piloc qui a fait la différence : une intégration fluide dans leur ERP, une solution simple à prendre en main, des moyens de paiement modernes (QR code, lien de paiement, initiation de virement) et surtout un accompagnement aux petits soins.

Résultat : des flux automatisés, une trésorerie plus lisible et une équipe qui peut enfin se concentrer là où elle est utile — auprès des locataires.

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Dans cette optique d’innovation continue, le choix de Piloc s’est révélé évident pour proposer une offre de paiement toujours plus étoffée et simplifier ses processus internes.

Grâce à Piloc, Pas-de-Calais habitat a pu :

• piloter ses flux automatiquement grâce à une intégration complète dans leur ERP ULIS de Sopra Steria.

• sécuriser ses comptes via un IBAN virtuel unique (vIBAN) par locataire.

• proposer d’autres moyens de paiement : initiation de virement.

• améliorer considérablement l’efficacité de ses processus internes et limiter le temps de réconciliation de ses flux bancaires via une remontée automatisée.

• axer ses efforts sur l’accompagnement de ses locataires et le service.

• mieux anticiper les impayés et proposer des alternatives en cas de recouvrement.

Avant Piloc, Pas-de-Calais habitat devait réconcilier manuellement les virements, se heurtait à l’utilisation frauduleuse de leur IBAN. L’office ne pouvait pas être proactif dans les relances de paiement, ou dans le recouvrement en raison d’une inertie historique dans la remontée d’informations. Pas-de-Calais habitat était aussi sujet aux erreurs internes et ne pouvait pas proposer de solution de paiement simple, qui répond aux attentes actuelles des consommateurs.

Depuis la mise en place de la solution Piloc, Pas-de-Calais habitat a considérablement amélioré l’efficacité de ses processus de suivi de trésorerie, d’intégration des données et le reporting. Cela a permis à l’équipe de se concentrer sur l’anticipation des impayés et à fournir des analyses stratégiques, pour une gestion plus proactive des finances de l’organisation.

Nous avons choisi de retenir la solution Piloc pour tout l'accompagnement complémentaire à la solution technique, à savoir l'intégration très automatisée et très aboutie dans notre système d'information [ULIS de Sopra Steria], l'accompagnement au titre de la communication auprès des locataires ; et puis la qualité de l'équipe qui nous a accompagnés tout au long du projet

François Richard

Directeur performance chez Pas-de-Calais habitat

Pourquoi Piloc ?

Les équipes métiers ont remonté le besoin d’optimiser la chaîne de recouvrement bancaire, tout en réduisant les risques de fraude et en évitant de divulguer les coordonnées bancaires de l’entreprise.

Pas-de-Calais habitat avait donc identifié la technologie d’IBAN virtuel nominatif (vIBAN) comme un moyen de faciliter le rapprochement entre les paiements locataires en virement et notre outil de gestion, Ulis.

Reconsolider les paiements via différentes sources et de manière manuelle, n’était plus viable pour les équipes opérations et gestion des locataires. Pas-de-Calais habitat avait besoin d’une solution de paiement intégrée à leur ERP, de proposer différents moyens de paiement et d’améliorer l’efficacité globale des processus.

Après une évaluation approfondie, Piloc s’est démarquée grâce à :

• ‍une solution innovante : la solution Piloc permet de proposer plusieurs moyens de paiement et de fournir un IBAN virtuel nominatif, un QR code et un lien de paiement

• une intégration fluide : grâce à sa technologie, Piloc permet de s’intégrer dans tous les logiciels métiers et de s’y adapter. Ici l’intégration dans Ulis de Sopra Steria n’a posé aucun problème, est complètement aboutie et sécurisée.

• une simplicité d’utilisation : complètement intégrée, les équipes retrouvent les informations très simplement dans Ulis permettant d’envoyer des liens de paiement, d’avoir accès aux informations de paiement ou de vérifier si les paiements sont reçus.

• un accompagnement approfondi : Piloc met en place un accompagnement sur-mesure pour chacun de nos clients permettant une mise en place simple et rapide de la solution.

La situation des encaissements locatifs
de Pas-de-Calais habitat avant Piloc

• Forte augmentation des virement
• Virement peu sécurisé
• Manque de réactivité

Manque de réactivité comptable sur la prise en compte des retards / situation d’impayés

Fraudes et tentatives de mandat de prélèvements sur le compte principal dont le RIB a été divulgué. 549 millions d’€, c’est le montant de la fraude au 1er semestre 2024

Perte de temps considérable dans la réconciliation des virements

Quels étaient les modes de paiement proposés aux locataires ?

Parmi les modes de paiement proposés, le virement nécessitait beaucoup de temps-homme à l’équipe. Ils devaient lettrer la provenance et d’imputer à la main la transaction au bon compte locataire sur notre logiciel métier.
Notre mode de paiement principal reste le prélèvement et restera le prélèvement. C'est à peu près 80% des encaissements qui sont réalisés via le prélèvement.
Pas-de-Calais habitat utilise 5 autres modes de règlement. Mais notre stratégie est vraiment de mettre en avant notre espace locataire pour paiement par carte bancaire, une solution d'Iban virtuel et petit à petit, de réduire les autres modes de paiement, chèques, TIP, efficash et virement hors vIBAN.

François Richard - Directeur performance

Malgré que le prélèvement soit le mode de paiement prioritaire et le fait que Pas de Calais habitat veut que ça le reste. Ils ont néanmoins besoin de simplifier leurs autres modes de paiement.

C’est pour cette raison que la solution de vIBAN a été identifiée pour faciliter le rapprochement entre les paiements des locataires et leur outil de gestion, ULIS un outil de Sopra Steria.

La solution Piloc a su répondre complètement aux besoins en permettant une intégration automatisée à leur ERP et permet grâce au module de relance de faire des campagnes de communication auprès des locataires.

Pour Pas de Calais habitat l’enjeu est triple :

• automatiser les flux et les faire remonter dans le logiciel métier pour permettre un gain de temps considérable, des flux sécurisés et un monitoring précis de leurs encaissements.

• migrer les modes de paiement autre que le prélèvement sur la solution Piloc pour réaliser un gain de temps et faire des économies. La collecte d’espèces et de chèques s’avère très compliquée, chère et crée une inertie dans l’information. La trésorerie se retrouve très vite impactée ainsi que le locataire en cas d’impayé. Ce qui amène une prise en charge et un accompagnement dans le recouvrement trop tardif.

• offrir au locataire une solution simple, gratuite, intégrée à leur extranet locataire

L'intégration et l'accompagnement de Piloc :

L'impact de Piloc sur la gestion des encaissements locatifs de Pas-de-Calais habitat

En quelques mots :

Gains de productivité

Grâce à l’automatisation de l’identification et de l’imputation au bon compte locataire sur notre logiciel métier, sans intervention nécessaire de la trésorerie.

Économies

Piloc a permis de fiabiliser les traitements de nos virements tout en réalisant des économies par rapport aux autres moyens de règlement.

Fiabilité des données

L’identification et l’imputation sur le bon compte locataire se font désormais automatiquement et limitent les risques d’erreurs manuelles sur les transactions.

La mise en place du produit a été facilitée grâce à la grande disponibilité des équipes de Piloc.
Et à leur soutien sur les aspects techniques, tant sur le pilotage que sur la campagne de communication externe.

Lionel Hannebique - Responsable des domaines applicatifs et informatiques

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Le principal enjeu pour Pas-de-Calais habitat, était d’assurer l’interopérabilité avec leur système actuel (Ulis de Sopra Steria). Et d’assurer à leurs utilisateurs internes et leurs clients locataires une transparence dans l’utilisation du produit.

Piloc a donc fait un onboarding sur mesure pour permettre de déployer la solution rapidement et en toute sécurité.

Intégration chez Pas-de-Calais habitat de Piloc a duré quelques semaines, avec un accompagnement à trois niveaux :

• l’accompagnement de l’équipe SI (service informatique) pour l’intégration dans ULIS
• l’accompagnement de l’équipe de gestion locative, pour bien comprendre le process de gestion et l’intérêt de l’IBAN virtuel
• l’accompagnement du locataire à travers une communication ciblée et adaptée

Pour le locataire, c'est une solution simple, gratuite et pour Pas-de-Calais habitat, c'est sécurité, traçabilité et gain de temps.
…, grâce à une intégration simple, rapide et accompagnée sur notre logiciel métier et sur notre extranet.
La mise à disposition de l’IBAN nominatif sur notre logiciel métier Ulis de Sopra Steria sur l’espace locataire, facilite l’adoption de la solution Piloc.
Nos équipes ont été formées avec l'aide de Piloc et cela leur permet de proposer un nouveau moyen de paiement à nos locataires.

Cécile Vincette - Chargée des politiques de gestion locative et recouvrement

"Piloc se différencie par son accompagnement"

…,gestion de projet, accompagnement technique, communication personnalisée pour nos locataires, la formation de nos équipes… »

La gestion de projet a impliqué une direction immobilière, informatique et financière. Le succès des tests en Île-de-France a vite conduit à l’adhésion des in’li en régions.

Les prochains projets ?

Pas-de-Calais habitat veut continuer de promouvoir la solution pour que tous les locataires adhèrent et simplifient leur paiement.

Les prochaines étapes pour l’organisation sont :

• La mise en place du paiement du dépôt de garantie et le premier loyer sur la solution Piloc
• Analyser la possibilité d’ajouter un QR code Piloc sur leurs avis d’échéance de manière à faciliter le paiement des locataires.
• Ajouter un lien de paiement directement sur l’extranet locataire, qui permettra de payer via initiation de virement (paiement sécurisé sur l’application bancaire du locataire)

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