Semiga

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En collaboration avec Piloc, la SEMIGA a opéré une transformation rapide et efficace de ses modes de paiement. En quelques mois, les chèques sont passés de 300 par mois à moins de 10, grâce à l’adoption des prélèvements, virements et IBAN virtuels. L’intégration fluide à l’ERP HOMÈRE et l’accompagnement sur mesure ont permis une mise en place sans surcharge pour les équipes. Résultat : des paiements reçus en 24h, automatiquement attribués au bon locataire, une réduction des erreurs, et un gain de temps considérable côté comptabilité.

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La SEMIGA poursuit désormais cette dynamique en explorant les liens de paiement automatisés pour encore fluidifier la gestion des impayés.

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En détail : les défis spécifiques de la SEMIGA

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Les enjeux d'un bailleur social multisite dans le Gard

Avec 2 900 logements répartis sur 116 résidences et 43 communes gardoises, la SEMIGA faisait face à des défis opérationnels majeurs en matière de gestion des paiements :

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Un volume conséquent à traiter

Plus de 300 chèques mensuels transitaient par le siège, nécessitant une manipulation physique chronophage et sources d'erreurs. Cette masse documentaire mobilisait quotidiennement les équipes comptables et réduisait leur capacité à se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Des enjeux de trésorerie critiques

Les délais d'encaissement pouvant atteindre 10 jours ouvrés impactaient directement la trésorerie de l'organisme. Dans un contexte où chaque bailleur social doit optimiser sa gestion financière, ces décalages représentaient un frein à la réactivité et à la planification budgétaire.

Conformité et sécurité renforcées

La diffusion des coordonnées bancaires de la SEMIGA exposait l'organisme à des risques de fraude avérés. La nécessité de protéger les flux financiers et de garantir une traçabilité exhaustive était devenue prioritaire, notamment dans le cadre des contrôles réglementaires propres au logement social.

Modernisation du parcours locataire

Face aux attentes croissantes des locataires pour des services digitalisés et accessibles 24/7, la SEMIGA souhaitait offrir des moyens de paiement modernes, simples et sécurisés, tout en conservant une relation de proximité.

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Les résultats en chiffres

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L'impact mesurable de la transformation digitale

• 97% de réduction des chèques
  
  • De 300 à moins de 10 chèques par mois en seulement 7 mois, démontrant l'adhésion massive des locataires aux nouveaux moyens de paiement.

• 24h délai d'encaissement
  
  • Les paiements sont désormais crédités en 24h maximum contre 10 jours ouvrés auparavant, améliorant drastiquement la trésorerie et la visibilité financière.

• 7 mois de déploiement
  
  • Un délai record pour équiper 2 900 logements et former l'ensemble des équipes, grâce à une méthodologie d'intégration éprouvée et un accompagnement personnalisé.

• 100% d'automatisation
  
  • Chaque paiement reçu via IBAN virtuel est automatiquement attribué au bon contrat locataire, éliminant totalement les erreurs de rapprochement manuel.

• 116 résidences connectées
  
  • L'ensemble du parc immobilier bénéficie de la solution, garantissant une équité de service sur les 43 communes du Gard.

• 0 surcharge équipes
  
  • L'intégration native avec l'ERP HOMÈRE a permis de déployer Piloc sans ajouter de charge de travail supplémentaire aux collaborateurs de la SEMIGA.

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Méthodologie de déploiement

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Un déploiement structuré en 4 phases pour garantir le succès

Phase 1

Audit et paramétrage (Mois 1)

Analyse détaillée des processus existants, identification des flux de paiements, cartographie des points de friction et définition des objectifs chiffrés. Paramétrage de la solution Piloc selon les spécificités de la SEMIGA et préparation des connecteurs avec l'ERP HOMÈRE de Scepia.

Phase 2

Intégration technique ERP HOMÈRE (Mois 2-3)

Connexion native entre Piloc et HOMÈRE via API sécurisée, permettant une synchronisation automatique des données locataires, des contrats et des paiements. Tests exhaustifs en environnement de pré-production pour garantir la fiabilité du système avant le lancement.

Phase 3

Communication locataires (Mois 4-5)

Déploiement d'une stratégie de communication multicanale : courriers personnalisés avec IBAN virtuel individuel, affichage dans les halls d'immeubles, points d'information dans les agences, et accompagnement téléphonique pour les locataires nécessitant un support. Création de tutoriels simples pour faciliter l'adoption.

Phase 4

Accompagnement au changement (Mois 6-7)

Formation des équipes SEMIGA aux nouveaux processus, suivi quotidien des indicateurs d'adoption, ajustements en temps réel, et support prioritaire pendant la phase de montée en charge. Mise en place d'un tableau de bord de pilotage pour mesurer l'impact et optimiser continuellement.

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Résultat : Une transition maîtrisée, sans rupture de service, et une adoption massive en moins de 7 mois.

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Technologies et fonctionnalités déployées

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Une infrastructure technologique moderne au service de l'efficacité

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IBAN virtuel individualisé par contrat

Chaque locataire dispose d'un identifiant bancaire unique (BIC/IBAN) généré automatiquement et rattaché à son contrat. Ce système élimine définitivement les erreurs d'attribution de paiement et permet un rapprochement automatique instantané dans l'ERP HOMÈRE.

API bidirectionnelle avec l'ERP HOMÈRE

L'intégration native garantit une synchronisation en temps réel des données : création automatique des IBAN virtuels lors de nouvelles locations, mise à jour des soldes locataires, génération des écritures comptables, et historisation complète des transactions. Aucune ressaisie manuelle n'est nécessaire.

Tableau de bord temps réel

Les gestionnaires accèdent à une vue consolidée des encaissements, avec filtres par résidence, commune, ou type de paiement. Les alertes automatiques signalent les anomalies éventuelles et permettent une réactivité immédiate.

Réconciliation automatique intelligente

Grâce à l'IBAN virtuel, 100% des virements et prélèvements sont automatiquement affectés au bon locataire. Le moteur de réconciliation gère également les paiements multiples, les régularisations et les situations complexes (colocation, changement de locataire).

Multi-moyens de paiement

Au-delà des virements, la solution supporte les prélèvements SEPA, les cartes bancaires pour les paiements ponctuels, et prochainement les liens de paiement automatisés pour simplifier la gestion des impayés.

Sécurité bancaire renforcée

Conformité PSD2, cryptage des données sensibles, authentification forte, et traçabilité exhaustive de chaque transaction pour répondre aux exigences réglementaires du secteur du logement social.

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Prochaines étapes et évolution

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Une dynamique d'innovation continue

Forte du succès de cette première phase de transformation, la SEMIGA poursuit sa modernisation en explorant de nouvelles fonctionnalités :

Les liens de paiement automatisés

Permettront de fluidifier encore davantage la gestion des impayés. En un clic, les locataires en situation de retard recevront un lien sécurisé pour régulariser leur situation instantanément, réduisant les délais de recouvrement et améliorant l'expérience locataire.

L'extension aux paiements de charges et services annexes

Parking, local vélo, assurance viendra compléter l'écosystème, offrant une vision unifiée de l'ensemble des flux financiers locataires.

L'analyse prédictive des comportements de paiement

Permettra d'anticiper les difficultés et d'accompagner proactivement les locataires fragiles, dans une logique de prévention plutôt que de gestion de crise.

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Cette démarche d'amélioration continue illustre la volonté de la SEMIGA de placer le digital au service de l'humain, en libérant du temps pour les équipes afin qu'elles se concentrent sur l'accompagnement social et la qualité de service.