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Les pièces justificatives qui composent un dossier sont essentielles afin de sélectionner le bon profil pour sa location. Pour autant, la nature des pièces que le bailleur peut demander au locataire est strictement encadrée par la loi.
Nature des documents que vous pouvez demander au locataire
Les pièces justificatives qui composent un dossier sont essentielles afin de sélectionner le bon profil pour sa location. Pour autant, la nature des pièces que le bailleur peut demander au locataire est strictement encadrée par la loi.
Retrouvez les détails du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixant la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution sur Legifrance.
Demander des pièces qui ne sont pas prévues par la loi peut exposer le bailleur à des sanctions (Amendes pouvant aller jusqu’à 3000 € pour une personne physique et 15000 € pour une personne morale – Article 22.2 de Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986).
Par conséquent il est indispensable d’avoir en tête les pièces justificatives que le bailleur n’a pas le droit de demander à un locataire.
Ce que dit la loi : un cadre précis pour protéger locataires et bailleurs
Le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste des pièces justificatives pouvant être demandées à un candidat à la location ou à sa caution.
Ce texte, disponible sur Legifrance, précise exactement ce qu’un bailleur est autorisé à réclamer — et, par conséquent, ce qu’il ne doit jamais demander.
Demander un document non prévu par ce décret expose le bailleur à des sanctions importantes :
- 3 000 € d’amende pour une personne physique,
- 15 000 € pour une personne morale.
Ces sanctions sont prévues à l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, qui encadre les rapports locatifs.
L’objectif est clair : protéger la vie privée du candidat tout en assurant un processus de sélection équitable et transparent.
Les pièces que le bailleur peut légalement demander
Un bailleur peut demander uniquement les documents permettant de :
- Vérifier l’identité du candidat (carte d’identité, passeport, titre de séjour valide).
- Évaluer sa solvabilité (trois derniers bulletins de salaire, contrat de travail, attestation d’employeur, ou avis d’imposition).
- Confirmer sa situation actuelle (justificatif de domicile, quittance de loyer, attestation d’hébergement).
- Identifier le garant le cas échéant, avec les mêmes pièces justificatives (revenus, identité, domicile).
Tout autre document — relevés bancaires, dossier médical, extrait de casier judiciaire, contrat de mariage, etc. — est formellement interdit.
Cette interdiction s’applique aussi bien aux bailleurs particuliers qu’aux agences de gestion locative.
Les erreurs à éviter
Par précaution, certains propriétaires commettent des erreurs fréquentes :
- demander un RIB, un contrat de mariage, ou un extrait de casier judiciaire ;
- exiger un montant minimum d’épargne ;
- ou encore réclamer des photocopies de carte Vitale ou de diplômes.
Ces pratiques, souvent faites de bonne foi, peuvent être sanctionnées.
Le cadre légal vise à maintenir un équilibre entre la sécurité du bailleur et le respect des droits du locataire.
Comment vérifier efficacement un dossier locataire ?
Obtenir les bonnes pièces ne suffit pas : il faut également les analyser correctement.
Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour éviter les mauvaises surprises :
- Vérifiez la validité et la cohérence des documents.
Par exemple, un avis d’imposition de plusieurs années n’a plus de valeur probante. - Détectez les incohérences.
L’adresse du lieu de travail, le revenu déclaré et la situation géographique doivent être compatibles avec le logement visé. - Soyez attentif aux faux documents.
D’après plusieurs études, près d’un dossier sur cinq comporterait une pièce falsifiée dans le cadre de la location entre particuliers. - Évaluez les revenus de manière réaliste.
En général, le revenu mensuel net du candidat doit représenter au moins trois fois le montant du loyer.
Si ce n’est pas le cas, la présence d’un garant fiable ou d’une garantie de loyer impayé (GLI) peut compenser le risque.
Digitaliser et sécuriser la collecte des pièces avec Piloc
La vérification manuelle des dossiers locataires est souvent longue, chronophage et risquée.
C’est pourquoi Piloc accompagne les agences et bailleurs dans la digitalisation du processus de sélection.
Grâce à nos outils :
- les candidats déposent leurs documents sur un espace sécurisé,
- la conformité est vérifiée automatiquement,
- et les gestionnaires gagnent du temps tout en respectant le cadre légal.
Résultat : un processus plus fluide, plus transparent et conforme à la réglementation.
En résumé
Le contrôle des pièces justificatives est une étape clé pour sécuriser une location.
Mais il doit se faire dans le respect strict de la loi.
Bien connaître la liste des documents autorisés, vérifier leur authenticité et utiliser des solutions digitales fiables permettent d’éviter les litiges et de simplifier la gestion locative.
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